Scansione dei biglietti da visita per dentisti

Ogni studio finisce per avere lo stesso cassetto: una pila di biglietti con l'elastico, arrivati da rappresentanti dei materiali, laboratori odontotecnici, specialisti a cui invii pazienti e da chiunque tu abbia conosciuto all'ultimo weekend di corsi ECM. Raccoglierli non costa alcuna fatica. Si accumulano alla reception e nella tasca del camice senza che tu faccia niente.

I guai cominciano il giorno in cui te ne serve uno. Un paziente ha bisogno con urgenza di un endodontista, o l'ordine dei compositi va accelerato, e l'unico biglietto che conta è da qualche parte nella pila, sbiadito, o già finito nel cestino. Un biglietto che non trovi vale quanto un contatto che non hai mai fatto.

• I biglietti si accumulano più in fretta di quanto chiunque alla reception abbia tempo di metterli in ordine.
• Caratteri minuscoli e grafie che dopo qualche mese non riesci più a leggere.
• Nessun modo di annotare di cosa si occupa un rappresentante o cosa cura uno specialista.
• Nessun modo di cercare nella pila quando ti serve un nome in fretta.

La scansione dei biglietti da visita sostituisce il cassetto con il tuo telefono. Tieni un biglietto davanti alla fotocamera e lo scanner AI lo legge, portando i dati in un contatto pulito che ritroverai più avanti. Ci vuole più o meno il tempo della stretta di mano.

1. 1Apri ConnectMachine e punta il telefono sul biglietto di carta.
2. 2L'AI legge nome, azienda, ruolo, email e telefono e li porta in un nuovo contatto.
3. 3Dai una rapida occhiata ai campi (lo scanner legge i biglietti anche in più di cinque lingue).
4. 4Salvalo: l'immagine originale del biglietto resta allegata, nel caso ti servano il logo o un appunto scritto a mano.

Niente da riscrivere e niente occhi strizzati sui caratteri minuscoli. Le scansioni sono illimitate nel piano Individual a 5,99 $ al mese o 59,99 $ all'anno, così un'intera borsa di biglietti da congresso si smaltisce in una sola sessione, e il piano Free ti lascia scansionarne qualcuno per capire come funziona.

I dentisti raccolgono biglietti in più occasioni di quasi ogni altra categoria, e raramente arrivano uno alla volta. La stessa scansione vale per tutti, così l'intero studio lavora su un unico elenco invece che su cinque mucchi diversi.

• Weekend di corsi ECM e congressi di odontoiatria, da cui esci con le tasche piene di biglietti.
• Rappresentanti di materiali e attrezzature che lasciano un biglietto alla reception.
• I laboratori odontotecnici che ti fanno corone, allineatori e protesi.
• Specialisti a cui invii pazienti e che te ne segnalano: chirurghi orali, ortodontisti, endodontisti, parodontologi.
• Gruppi di studio e riunioni dell'associazione odontoiatrica locale, con colleghi con cui vale la pena restare in contatto.
• Collaboratori, igienisti dentali e sostituti che conosci e che potresti voler richiamare.

Qualunque sia la fonte, il biglietto diventa lo stesso tipo di contatto, salvato in un unico posto su cui tutto lo studio può contare.

Un biglietto scansionato ti dà i dati. È il contesto a renderlo utile un anno dopo, ed è la parte che si perde. Nel momento in cui scansioni, aggiungi una nota scritta veloce o una nota vocale su chi è quella persona e perché conta per lo studio.

Resta ai fatti professionali: "Endodontista, prende le segnalazioni urgenti, preferisce una telefonata prima di mezzogiorno, conosciuto al weekend di corsi ECM di primavera", oppure "Rappresentante dei nostri compositi e materiali da impronta, può accelerare un ordine quando siamo a corto". Quella riga trasforma un nome su un biglietto in qualcuno che sai esattamente quando contattare.

Una volta che i biglietti sono scansionati e annotati, la pila diventa ricercabile, che è tutto il punto. Invece di rovesciare un cassetto, scrivi o chiedi quello che ti serve e compare.

Chiedi all'AI Concierge in linguaggio naturale: "chi è il chirurgo orale che ho conosciuto al congresso?" o "quale rappresentante segue i nostri materiali da impronta?" Legge i contatti che hai salvato e risponde in pochi secondi, così la segnalazione o il riordino avvengono mentre il paziente è ancora in poltrona.

I biglietti scansionati non devono restare dentro un solo telefono. Ogni contatto che crei finisce in un unico elenco ordinato, e da lì scorre nei sistemi che lo studio già usa.

1. 1Rivedi i contatti scansionati: sono già puliti e completi, con la loro nota allegata.
2. 2Esporta l'elenco in un CSV con qualsiasi piano, oppure sincronizzalo con il CRM con un piano a pagamento.
3. 3Le tue note viaggiano con ogni contatto, così non riscrivi nulla e non perdi contesto.
4. 4Con un piano Team, ogni professionista e la reception condividono il marchio dello studio, così i partner di segnalazione restano salvati in modo coerente in tutta la clinica.

La rete che prima tenevi in un cassetto ora vive in un unico posto, con una copia al sicuro, ricercabile e pronta la prossima volta che ti serve un nome.