La meilleure façon de ranger ses cartes de visite est de les numériser dans la journée qui suit, d'ajouter une note sur le lieu de la rencontre et de les classer selon la manière dont vous les chercherez plus tard. Les systèmes papier restent valables pour les petites collections. Voici cinq méthodes, et comment choisir.
Cinq façons de ranger ses cartes de visite
| Méthode | Idéal pour | Recherche possible ? | Garde le contexte ? |
|---|---|---|---|
| 1. Classeur ou porte-cartes de visite | Moins de 100 cartes rarement consultées | Non | Seulement si vous écrivez sur la carte |
| 2. Boîte à cartes classée de A à Z | Un travail au bureau | Par nom uniquement | Seulement si vous écrivez sur la carte |
| 3. Tableur | Les personnes à l'aise avec la saisie | Oui | Si vous ajoutez une colonne de notes |
| 4. Contacts du téléphone | Quelques cartes à la fois | Oui | Limité |
| 5. Application de scan de cartes de visite | Tous ceux qui collectent des cartes régulièrement | Oui | Oui, avec notes et tags |
Un classeur ou un porte-cartes de visite
Les pochettes en plastique transparent laissent voir les deux faces de chaque carte. Regroupez-les par secteur ou par événement, et notez au dos la date et le lieu de la rencontre avant de les ranger.
Inconvénient : impossible de faire une recherche dans un classeur, et il reste sur votre bureau quand vous avez besoin d'un contact en déplacement.
Une boîte à cartes classée de A à Z
Un fichier rotatif ou une boîte à cartes triée par nom de famille ou par entreprise fonctionne si vous cherchez vos contacts depuis votre bureau. Utilisez des intercalaires pour les catégories que vous consultez le plus.
Inconvénient : vous ne pouvez chercher que d'une seule façon, et la boîte s'alourdit chaque année.
Un tableur
Saisissez chaque carte dans une feuille avec des colonnes pour le nom, l'entreprise, le poste, l'e-mail, le téléphone, l'événement, la date de rencontre et les notes. Vous pouvez trier, filtrer et l'importer plus tard dans un CRM.
Inconvénient : saisir chaque carte à la main prend du temps, et cela s'accumule vite après un événement. Une application de scan peut remplir la feuille pour vous : voir comment scanner des cartes de visite vers Excel.
Les contacts de votre téléphone
Ajoutez chaque carte comme contact et utilisez le champ notes pour indiquer où vous vous êtes rencontrés. iPhone et Android savent tous deux extraire les coordonnées d'une photo, avec un peu d'effort.
Inconvénient : vos contacts professionnels se mélangent à vos amis et à votre famille, et il n'existe pas de moyen simple de voir qui vous avez rencontré à quel événement.
Une application de scan de cartes de visite (recommandé)
Une application de scan est le moyen le plus rapide d'organiser ses cartes de visite, quel qu'en soit le nombre. Pointez l'appareil photo vers la carte et chaque champ se remplit, puis ajoutez un tag pour l'événement et une courte note ou un mémo vocal sur la conversation.
Avec ConnectMachine, vous pouvez aussi enregistrer des contacts depuis des QR codes et des QR codes LinkedIn, tout exporter en CSV et envoyer vos contacts vers votre CRM via Zapier. Plus tard, demandez au Concierge IA « qui ai-je rencontré au salon professionnel en mars ? » au lieu de feuilleter vos cartes. Découvrez l'application de scan de cartes de visite, ou comparez les options dans les meilleures applications de scan de cartes de visite.
Que faire des cartes de visite après les avoir scannées
Relancez d'abord, puis décidez quoi garder. Envoyez un court message de suivi sous 48 heures à toutes les personnes avec qui vous voulez rester en contact (voici comment faire un suivi après un événement de réseautage). Une fois une carte scannée et vérifiée, vous pouvez la recycler.
Ne gardez la carte papier que si elle porte une note manuscrite que vous voulez conserver ou un design qui vous plaît. Pour les autres, le contact numérique avec ses notes est plus utile que la carte elle-même.
Transformez votre pile de cartes en contacts
Scannez cartes papier et QR codes, ajoutez des notes et exportez en CSV ou vers votre CRM. Le forfait gratuit comprend 3 scans de cartes pour essayer, et le scanner en masse gratuit traite toute une pile depuis votre navigateur.
