Scansione dei biglietti da visita per consulenti

Una pila di biglietti cartacei è il posto in cui i buoni contatti restano in attesa. Torni da due giorni di conferenza con trenta biglietti tenuti insieme da un elastico, li appoggi sulla scrivania e ti riprometti di inserirli entro venerdì. Venerdì c'è una scadenza con un cliente. La pila finisce in un cassetto, e quando lo riapri i volti sono svaniti e metà dei nomi non ti dice niente.

Il problema non è stato l'incontro, è lo spazio vuoto tra la stretta di mano e un contatto che puoi usare. La carta non ti permette di annotare a quale incarico apparteneva una persona, non ti fa distinguere il decisore da chi ti ha semplicemente allungato un biglietto e non ti fa ritrovare nessuno una volta che la pila si è raffreddata. Il contesto che rendeva quel biglietto degno di essere tenuto sbiadisce un po' ogni settimana.

• Biglietti che ti riprometti di inserire e non inserisci mai.
• Nessuna nota sull'incarico o su dove vi siete incontrati.
• Nessun modo di cercare tra i nomi che hai raccolto.
• Lo specialista che ti serviva, sepolto in un cassetto pieno di carta.

Il momento per acquisire un biglietto è quello in cui ti arriva in mano, non il volo di ritorno. ConnectMachine ha uno scanner AI costruito esattamente per questo, e ci vogliono una decina di secondi tra una conversazione e l'altra.

1. 1Apri lo scanner e punta il telefono sul biglietto cartaceo.
2. 2L'AI lo legge e compila per te nome, azienda, ruolo, email e telefono.
3. 3Dai un'occhiata ai campi e sistema quello che vuoi come lo vuoi.
4. 4Aggiungi una nota veloce sull'incarico o sulla conversazione finché è fresca.
5. 5Salvi, e la persona è un contatto pulito con l'immagine originale del biglietto conservata.

La scansione è illimitata sul piano Individual, così un intero portabadge di conferenza diventa una serie di contatti in una pausa caffè, senza ricopiare niente e senza lasciare un solo biglietto nel cassetto.

La foto di un biglietto nel rullino non è un contatto, è un'immagine che devi comunque ricopiare. È lo scanner a fare la ricopiatura. Estrae ogni campo dal biglietto e lo archivia dove va, e conserva l'immagine originale, così niente di quello che c'è sul biglietto va perso.

• Nome, azienda, ruolo, email e telefono, letti direttamente dal biglietto.
• L'immagine originale del biglietto salvata sul contatto, se più avanti ti serve il dettaglio preciso.
• Biglietti in cinque o più lingue, per i volti internazionali di una conferenza.
• Niente da ricopiare e nessun errore di battitura in un indirizzo email a cui manderai una proposta.

Le conferenze sono la pila più ovvia, ma un consulente raccoglie biglietti cartacei per tutta la durata di un incarico. Lo stesso scanner trasforma ognuno di quei momenti in un contatto invece che in un biglietto perso.

• A conferenze ed eventi di settore, dove il portabadge si riempie già entro pranzo.
• A kickoff e comitati di indirizzo con il cliente, dove un tavolo di interlocutori ti fa scivolare un biglietto a testa.
• Da fornitori e produttori che stai valutando per un progetto.
• Dai partner che ti segnalano lavoro, i commercialisti e gli avvocati che ti mandano incarichi.
• Da altri consulenti e specialisti a cui potresti dare in subappalto un pezzo del prossimo incarico.

Una volta scansionati i biglietti, il valore sta in quello che ci puoi fare. Ogni contatto finisce in un unico elenco ordinato con la sua nota allegata, e da lì confluisce negli strumenti che già usi.

1. 1Rivedi i biglietti scansionati mentre le conversazioni sono ancora fresche.
2. 2Etichetta ogni persona con l'incarico, l'evento o l'iniziativa a cui appartiene.
3. 3Esporta l'elenco in CSV con qualsiasi piano, oppure sincronizzalo con il tuo CRM su un piano a pagamento.
4. 4Le tue note viaggiano insieme a ogni contatto, così non ricopi nulla e non perdi il contesto.

È qui che una pila scansionata ripaga. Un progetto finisce, ne comincia un altro, e sei mesi dopo ti serve lo specialista della supply chain incontrato a una conferenza la primavera scorsa. Non devi ricordarti il nome.

Chiedi all'AI Concierge in linguaggio naturale: "chi era lo specialista di operations della conferenza di Chicago?" oppure "chi ho incontrato al kickoff con il cliente a marzo?", e tira fuori la persona dai contatti che hai scansionato tu, nota e immagine del biglietto comprese. Le persone che hai incontrato continuano a lavorare per te molto dopo il momento in cui il biglietto sarebbe finito nel cestino.