Список регистрации уже существует в виде таблицы. Задача в том, чтобы перейти от 100 строк к 100 напечатанным наклейкам с именем без повторного набора ни одного имени. Обычно для этого берут слияние писем в Word, и всякий, кто воевал с таблицей этикеток в Word, знает, чем закончится этот вечер.
В этом руководстве вместо Word используется конструктор наклеек с именем на основе CSV. Вы готовите таблицу, загружаете её, проверяете сопоставление столбцов и печатаете. В конце вы найдёте прямое сравнение со слиянием писем, включая случаи, когда Word остаётся лучшим инструментом.
Подготовьте таблицу
Одна строка на человека и строка заголовков сверху. Обязательно только имя. Конструктор распознаёт распространённые названия столбцов, поэтому переименовывать что-то почти не придётся.
| Поле | Подходящие названия столбцов | Нужно |
|---|---|---|
| Имя | Name, Full name, или First name + Last name | Да |
| Компания | Company, Organization, Employer | Нет |
| Должность | Job title, Title, Position, Designation | Нет |
| Тип бейджа | Ticket type, Badge type, Type, Category | Нет. Каждое значение получает свой цвет |
Email, E-mail, Work email | Нет, попадает в QR-код | |
| Телефон | Phone, Mobile, Cell | Нет, по умолчанию выключен в QR-коде |
| Профиль в соцсети | LinkedIn, Social, Profile, Website | Нет, попадает в QR-код |
Затем приведите данные в порядок. Удалите тестовые регистрации и дубликаты, исправьте имена, набранные капсом, и сократите должности, которые занимают больше одной строки. Отсортируйте по фамилии, если будете раздавать наклейки по алфавиту на стойке регистрации, потому что печать идёт в том же порядке, что и строки.
Сохраните как CSV
- Excel. Файл, Сохранить как, затем CSV UTF-8. Именно UTF-8 сохраняет без искажений имена с диакритикой, например Зоë или Хосé.
- Google Sheets. Файл, Скачать, CSV (значения, разделённые запятыми).
- Системы регистрации. Выгрузите список участников или гостей в CSV. У Eventbrite и Luma есть собственные инструкции.
Файлы с разделителем табуляцией или точкой с запятой тоже подходят, поэтому европейский экспорт из Excel конвертировать не нужно.
Сколько страниц нужно для 100 наклеек с именем
| Размер наклейки | На странице A4 | На странице US Letter | Страниц на 100 |
|---|---|---|---|
| 3.5 x 2.25 in наклейка с именем | 9 | 9 | 12 |
| 4 x 3 in горизонтальный бейдж | 4 | 6 | 25 на A4, 17 на Letter |
| 3 x 4 in вертикальный бейдж | 4 | 6 | 25 на A4, 17 на Letter |
Наклейки размещены впритык друг к другу с метками для резки на полях, поэтому резак для бумаги отделяет целую строку одним разрезом. Планируйте картон для всего, что пойдёт в холдер. Если выбираете между собственным принтером и типографией для такого объёма, смотрите как напечатать бейджи для мероприятия.
Слияние писем в Word против конструктора наклеек на основе CSV
Слияние писем бесплатно, если у вас уже есть Word, и в некоторых случаях это правильный выбор. Вот как эти два способа сравниваются на одном и том же списке из 100 строк.
Как работает слияние писем
В Word: Рассылки, Начать слияние, Этикетки, затем выберите продукт этикеток. Выбор получателей, Использовать существующий список, откройте таблицу. Добавить поле слияния для каждого столбца в первой этикетке, затем Обновить этикетки, чтобы скопировать макет на остальные, и наконец Завершить и объединить.
| Слияние писем в Word | Конструктор наклеек на основе CSV | |
|---|---|---|
| Настройка | Таблица этикеток, поля слияния, Обновить этикетки | Загрузить CSV, проверить сопоставление столбцов |
| Длинные имена | Переносятся или выходят за край | Уменьшаются, чтобы вписаться в строку |
| Цвет по типу билета | Поля IF или отдельное слияние на каждый тип | Автоматически, можно изменить |
| QR-код для каждого человека | Код поля MERGEBARCODE, Word 2013+, формат .docx | На каждой наклейке по умолчанию |
| Предварительно вырезанные этикетки (Avery 5395) | Да, выберите номер продукта | Нет, цельные листы с метками для резки |
| Контроль над макетом | Полный | 5 шаблонов, 3 размера, любой цвет |
| Стоимость | Бесплатно, если у вас есть Word | Бесплатно |
Что выбрать
Конструктор бейджей подгоняет каждое имя под строку, автоматически раскрашивает каждый тип бейджа и ставит QR-код с контактом на каждую наклейку без каких-либо кодов полей. Ничего устанавливать не нужно, файл остаётся в браузере.
Платить за это приходится контролем. Вы получаете пять шаблонов и три размера, а не чистый холст, и страницы не совпадают с предварительно вырезанными листами этикеток. Если мероприятию нужен свой макет на предварительно вырезанных этикетках, слияние писем всё ещё остаётся лучшим инструментом.
Что проверить перед печатью 100 штук
- Пролистайте до самого длинного имени и самой длинной компании в предпросмотре. Если они выглядят зажато, сократите их в таблице.
- Поищите имена с диакритикой и нелатинскими символами. Если они отображаются странными символами, пересохраните файл как CSV UTF-8.
- Распечатайте один тестовый лист с масштабом «Фактический размер» и приложите его к холдеру.
- Отсканируйте два QR-кода двумя разными телефонами, если возможно один iPhone и один Android.
- Держите конструктор открытым в день мероприятия. Опоздавшим с регистрацией можно сделать наклейку за минуту через «Только один человек».
После мероприятия
QR-код на каждой наклейке сохраняет контакт этого участника на телефон того, кто его сканирует. Это закрывает задачу в зале. Что происходит с этими контактами потом и решает, оправдало ли мероприятие вложения, а статья как связаться после нетворкинга разбирает сроки.
О дизайне бейджей, размерах и том, что убрать, читайте в статье бейджи для конференции, которые реально можно прочитать. Для небольшого мероприятия без списка регистрации статья наклейки с именем за 5 минут даёт более короткий путь.
