La mayoría de los gafetes de congreso fallan en lo único que tienen que hacer. El logo del evento es enorme, el nombre del asistente va en un tipo de 14 puntos debajo, y la gente termina inclinándose y entrecerrando los ojos para leerse el pecho. A nadie le gusta esa parte del networking.
Esta guía empieza con cinco plantillas gratis de gafetes que puedes rellenar desde tu lista de asistentes e imprimir hoy mismo. Después explica las reglas de diseño detrás de ellas: cómo de grande debe ir el nombre, qué recortar y dónde se gana su sitio un código QR.
Cinco plantillas gratis de gafetes para congresos
Todas las plantillas vienen del creador de gafetes de ConnectMachine, gratis. Elige una, elige un color, sube tu CSV de asistentes, y obtienes un gafete por fila en A4 o US Letter con marcas de corte. Sin marca de agua, sin límite de asistentes, sin registro.
- Wave. Una cabecera de color curva para el nombre del evento. Es la más decorativa de las cinco y va bien para gafetes de ponente y de keynote.
- Bold. Todo el gafete en tu color, con el código QR sobre una ficha blanca. Se distingue fácil desde el otro lado de la sala, por eso funciona para patrocinadores y staff.
- Split. Un panel de color con el nombre del evento y el código QR, con el nombre en blanco al lado. Se lee limpio a la altura del cordón.
- Minimal. Una franja de color fina y mucho blanco. Es la que usa menos tinta y va bien para tiradas grandes de asistentes.
- Classic. Una cabecera de color y una cinta a todo lo ancho para el tipo de gafete, así un gafete VIP o de prensa se nota a simple vista.
Las cinco comparten la misma maquetación: el nombre de pila el más grande, luego el nombre completo, el cargo y la empresa, y después el tipo de gafete. Esa maquetación compartida es lo que las hace legibles.
Qué hace legible un gafete
Haz que el nombre de pila sea lo más grande del gafete
La gente lee un gafete para saludar, y un saludo necesita un nombre de pila. Ponlo más grande que cualquier otra cosa, incluido el nombre del evento. En nuestras plantillas de 4 x 3 in el nombre de pila va en torno a media pulgada, y el nombre completo va debajo a aproximadamente un tercio de ese tamaño.
Los letristas de señalética usan una regla aproximada de una pulgada de altura de letra por cada 10 pies de distancia de lectura. Un gafete no puede acercarse a eso, así que dale al nombre de pila casi todo el espacio que tengas. Los nombres largos se encogen para caber en su línea. Nunca se cortan con puntos suspensivos.
Usa tipografía oscura sobre un fondo liso
Negro o casi negro sobre blanco es la opción más segura. Fotos, degradados y patrones detrás del nombre cuestan legibilidad sin ninguna ganancia. Si el color de marca tiene que ir en algún lado, que vaya en la cabecera, en una franja o en la cinta del tipo de gafete.
Dale a cada tipo de gafete su propio color
Ponentes, patrocinadores, staff y prensa deben distinguirse fácilmente desde el otro lado de la sala. Pon una columna Badge type o Ticket type en tu CSV y cada tipo recibe automáticamente su propio color: Ponente, Patrocinador, Staff, VIP, Prensa, Voluntario, Estudiante, o cualquier tipo que uses. Puedes cambiar cualquier color antes de imprimir.
Qué dejar fuera del gafete
Cada línea de más hace el nombre más pequeño. Estos son los culpables habituales:
- Correos y números de teléfono. Son ilegibles al tamaño de un gafete y exponen datos personales todo el día. Ponlos en el código QR.
- Un logo más grande que el nombre. Los asistentes ya saben en qué evento están.
- Horarios de sesiones, números de sala y contraseñas de wifi. Cambian, y pertenecen a la app o a la señalética.
- Eslóganes largos y tiras de logos de patrocinadores.
- Cargos completos que ocupan tres líneas. Acórtalos en la hoja de cálculo antes de imprimir.
Deja el nombre del evento, el nombre de pila, el nombre completo, el cargo, la empresa y el tipo de gafete. Es suficiente para que alguien empiece una conversación y recuerde a quién conoció.
Dónde va el código QR, y qué debe guardar
Pon el código QR en el frente, junto al nombre. Un código en la parte de atrás es inútil en cuanto el gafete está dentro de una funda, y los gafetes con cordón giran de todos modos.
El tamaño importa más que la posición. En nuestras plantillas de 4 x 3 in el código mide poco más de una pulgada de lado, lo que la cámara de un móvil lee desde una distancia normal de conversación. Hacerlo mucho más pequeño es arriesgarse. Qué tan pequeño puede ser un código QR cubre los límites en detalle.
Lo que guarda el código importa más que nada. La mayoría de los códigos QR de los gafetes existen para el lector del organizador en la puerta y no hacen nada por quien los lleva. Un código QR de contacto guarda los datos de ese asistente como una tarjeta de contacto, así que cualquiera que lo escanee con la cámara del móvil puede guardarlo con un toque. Sin app, sin intercambio de tarjetas, sin buscar después en LinkedIn.
Privacidad
Codifica solo lo que la gente aceptó compartir
Cualquiera que escanee un gafete puede leer su código. En el creador de gafetes el nombre siempre se incluye. Cargo, empresa, perfil social y email están activados por defecto, y el teléfono se queda desactivado hasta que lo activas.
Indica en el formulario de inscripción que los gafetes llevan un código QR de contacto.
Si tu sistema de inscripción necesita su propio código de acreditación, mantenlo separado. El código de contacto es para los asistentes, no para la puerta.
Tamaños, fundas y cordones
4 x 3 in horizontal es el gafete de congreso estándar y encaja en la mayoría de las fundas transparentes. 3 x 4 in vertical va bien con fundas verticales de cordón. 3.5 x 2.25 in es el tamaño habitual de una etiqueta adhesiva con nombre. Comprueba si tus fundas son horizontales o verticales antes de elegir. La lista completa de tamaños de gafete y funda está en qué tamaño debe tener un gafete.
Imprime en cartulina de 160 a 250 gsm (65 a 110 lb cover) para que los gafetes se mantengan planos dentro de la funda. Para una tirada de varios cientos, compara primero imprimir en casa con llevarlo a una imprenta. Cómo imprimir gafetes para eventos desglosa el coste por gafete y el plazo de entrega.
Crea los gafetes desde tu lista de asistentes
- 1
Exporta la lista como CSV
Desde tu herramienta de inscripción o una hoja de cálculo. Las guías de Eventbrite y Luma muestran dónde está la exportación.
- 2
Elige una plantilla, un color y un tamaño
Añade el nombre y el logo del evento. Recorre la vista previa para comprobar tus nombres más largos.
- 3
Elige qué guardan los códigos QR
El nombre siempre se incluye. Activa el teléfono solo si los asistentes lo aceptaron.
- 4
Imprime al 100 por ciento
Elige Tamaño real en el cuadro de impresión, imprime una hoja de prueba y luego la tirada completa.
El CSV se lee en tu navegador y nunca se sube, así que no hay ninguna copia de tu lista de asistentes en nuestros servidores. Para un paso a paso sobre limpiar la hoja de cálculo y comprobar la asignación de columnas, consulta cómo hacer 100 etiquetas con nombre desde una hoja de cálculo.
